Aachen - „Wir sehen uns in drei Wochen!“ Mit diesen Worten verschwand der Kollege und hinterließ ein Riesenchaos an unerledigten Aufgaben. Wer das vermeiden will, sollte sich rechtzeitig um die Übergabe an eine Urlaubsvertretung kümmern – und dabei nicht nur die direkten Vertreter einbeziehen.
Am letzten Tag vor den Ferien ist es dafür aber eigentlich schon zu spät, sagt Karrierecoach Michael Fridrich. Besser ist es, mit der Übergabe deutlich früher zu beginnen.
Muss man sich denn überhaupt um eine gute Übergabe kümmern. Dazu Fridrich: „Es ist definitiv sinnvoll, sich um die Übergabe zu kümmern, und sich nicht nach dem Motto „Nach mir die Sintflut“ in den Urlaub zu retten – schon im eigenen Interesse.“ Er nennt Gründe: Erstens, um nach der Rückkehr kein Chaos vorzufinden. Und in vielen Teams gibt es ja auch gegenseitige Urlaubsvertretungen – da wäscht also eine Hand die andere. „Wenn ich mich ordentlich um die Übergabe kümmere, macht mein Kollege das automatisch auch, und es entwickelt sich eine Art positiver Bumerang-Effekt“, so der Karrierecoach.
Sein Tipp zur Zeitschiene: Acht bis zehn Tage vorher sollte man bei einem längeren Urlaub schon damit anfangen – zumindest die großen Projekte kann man dann schon übergeben. Und besser sind immer zwei bis drei Kurztermine, in denen man alles nach und nach übergibt, statt in einer hektischen Mammut-Sitzung kurz vor dem Urlaub. Unter Umständen sollte man auch den Chef, Geschäftspartner und Kunden einbeziehen.
Generell gilt: „Immer gut ist eine saubere schriftliche Dokumentation zum Nachschlagen. Und im Idealfall hat das Unternehmen sogar entsprechende Strukturen, dass es also zum Beispiel möglich ist, dass Kollegen während meines Urlaubs Zugriff auf das Mail-Postfach haben“. Im besten Fall erwarten mich dann nach meiner Rückkehr nicht Hunderte ungelesener Mails, sondern nur einige wenige, und die Erholung bleibt noch ein paar Arbeitstage erhalten.
Apropos Rückkehr – wie gehe ich da am besten vor, damit auch die Rück-Übergabe gelingt? Dazu Fridrich: Da ist es schon sinnvoll, sich nochmals eine halbe Stunde zusammenzusetzen – einfach um zu klären, was in der Zwischenzeit los war und was gegebenenfalls als Erstes ansteht. Und gut ist natürlich auch, wenn man sich bei den Kollegen für die Vertretung bedankt. Das ist einfach eine Frage der Wertschätzung!
