Frankfurt - Aber ich saß doch immer am Fenster! Und wo sollen meine Unterlagen und Familienfotos hin? In vielen Unternehmen hatten Beschäftigte jahrelang „ihren“ Schreibtisch. Mit der Pandemie und zunehmenden Homeoffice-Tagen basteln Unternehmen nun an Ideen für neue Arbeitswelten.
Wenn zum Beispiel nicht alle jeden Tag ins Büro kommen, braucht nicht mehr jeder einen eigenen Schreibtisch. Stattdessen können sich mehrere Personen einen Arbeitsplatz teilen, den sie an verschiedenen Tagen nutzen.
Das neue Konzept
Dieses als „Desksharing“ bezeichnete Konzept ist eigentlich gar nicht neu. Es habe aber auch aufgrund der Corona-Pandemie an Attraktivität gewonnen, sagt Stephan Leimbach vom Immobilienberater Jones Lang LaSalle (JLL).
„Nur ganz selten sind mehr als 40 Prozent der Schreibtische in einem Büro besetzt“, so der Experte für Bürovermietungen. Zu Spitzenzeiten seien es 50 Prozent. Mal ist jemand krank, ein Kollege ist auf Geschäftsreise, die Kollegin beim Kundentermin.
Neue Vorstellung von Arbeit und Leistung
Unternehmen geht es beim Desksharing aber nicht nur darum, Kosten zu senken, hat Nick Kratzer vom Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung (ISF) München festgestellt. Hinter dem Konzept stecke eine veränderte Vorstellung von Arbeit und Leistung. „Das ist die Entdeckung von Interaktion als Wertschöpfungspotenzial“, so Kratzer.
Die Grundidee sei eigentlich romantisch. Desksharing und Open-Space-Büros sollen zufällige Begegnungen und Austausch zwischen Beschäftigten fördern. „Im Idealfall werden Entscheidungen schneller gefällt, Informationen anders oder schneller transportiert, Ideen entstehen schneller“, sagt Kratzer.
Und die Praxis?
Was in der Theorie gut klingt, funktioniert in der Praxis nicht immer ohne Probleme. Zwar könne der erzwungene Wechsel etwa für Agilität sorgen und Kreativität stimulieren.
Menschen würden aber auch Spielregeln und feste Rahmenbedingungen lieben, so Jürgen Kurz, Experte für effizientes Büromanagement. „Das erkennt man daran, wenn man sich den Parkplatz oder die Kantine anschaut, wo Menschen jeden Tag an der gleichen Stelle parken oder am gleichen Platz sitzen.“
Ob das Konzept akzeptiert wird, hängt insbesondere damit zusammen, wie es eingeführt wird. Dabei spielt auch die Frage eine Rolle, was die Mitarbeitenden gewohnt sind, sagt Leimbach. „Wenn das Unternehmen bislang sehr klassisch arbeitete und dann wird plötzlich umgestellt, ist das für die Angestellten ein großer Schritt, der wehtut.“
Kratzer rät, Desksharing zunächst in einer Abteilung gemeinsam mit dem Team in einem Pilotprojekt umzusetzen. Klappt das gut, kann es ausgeweitet werden.
Argumente liefern
Jürgen Kurz zufolge muss zum Start vor allem das „Warum“ erklärt werden. Warum braucht man neue Arbeitsplätze? Was passiert mit der frei gewordenen Fläche? Ideal sei, wenn sie für Rückzugs- oder Sozialräume genutzt wird. „Dann erkennen die Mitarbeiter, dass ihnen das auch wieder zugutekommt.“
Grundsätzlich sei die Umsetzung heute aber leichter als vor zehn Jahren, als noch mehr mit Papier gearbeitet wurde, so Immobilienexperte Leimbach. „Wer ständig seine Akten und Container von A nach B tragen muss, macht das nicht lange mit.“ Nur mit Laptop wird es leichter.
Von der Idee, sich häuslich am eigenen Arbeitsplatz einzurichten, müssen sich Beschäftigte dennoch verabschieden. „Je flexibler ein Arbeitsplatz ist, desto standardisierter ist er auch“, sagt Kratzer.
Büroexperte Kurz hält es aber für wichtig, dass weiterhin jeder und jede begrenzten Stauraum für persönliche Dinge bekommt. Das kann ein Rollcontainer sein. „Abends können diese Rollcontainer dann in einem „Bahnhof“ geparkt werden.“ Alternativ kann es Schließfächer geben.
