Oldenburg - Weniger Papier, mehr Digitalisierung: Ab 2025 beginnt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Durch das im April beschlossene Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen bald zur Pflicht. Papierrechnungen werden abgelöst.
Allerdings ist das Thema nach Einschätzung von Fachleuten längst noch nicht bei allen Betrieben angekommen. „In Sachen E-Rechnung herrscht nach unseren Eindrücken gerade auch bei vielen kleineren Unternehmen noch eine ziemlich große Unsicherheit“, sagt Nina Griepenburg, Referentin Steuern bei der Oldenburgischen Industrie- und Handelskammer (IHK). Dabei sei es wichtig – und zwar für alle Unternehmen –, sich rechtzeitig sowohl technisch als auch organisatorisch auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten, betont Jens Büscher, Geschäftsführer des Oldenburger Unternehmens Amagno, das sich auf die Digitalisierung des Arbeitsalltags spezialisiert hat. Denn eine generelle Ausnahme für bestimmte Unternehmen gibt es nicht.
Was ist eine elektronische Rechnung ?
Bislang ist das, was Unternehmen als elektronische Rechnung verstehen, ziemlich weit gefasst: ein PDF-Dokument, eine TIFF-Datei, ein eingescannter Ausdruck: Im Prinzip gilt alles, was als Datei vorliegt, als elektronische Rechnung. Mit Wirkung zum 1. Januar 2025 hat der Gesetzgeber dies neu definiert. Ab diesem Zeitpunkt gilt nur noch das als elektronische Rechnung, was maschinell auslesbar ist und dem europäischen Standard EN 16931 entspricht. „Dieses Format ist ein strukturierter Datensatz“, erläutert Büscher. „Das ist ein fundamentaler Unterschied zu dem, was Unternehmen seit Jahrzehnten kennen.“ Technisch gesehen handle es sich dabei um ein XML-Format. Alle anderen Formate, egal ob Papierrechnung, PDF oder TIFF, gelten dagegen künftig als „Sonstige Rechnung“. Heißt: „Auch wenn eine PDF-Rechnung per E-Mail verschickt wurde, gilt sie künftig nicht mehr als elektronische Rechnung“, erläutert Griepenburg.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen ?
Im Grundsatz gilt die Neuregelung erstens für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen, also B2B. Zweitens für Rechnungen mit einem Wert von über 250 Euro. Und drittens für Rechnungen im Binnenland, also in Deutschland. „Das sind die drei maßgeblichen Aspekte: zwischen Unternehmen, mehr als 250 Euro, in Deutschland“, sagt Büscher. Im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr ändert sich zunächst nichts. Die Beschränkung auf inländische Unternehmen dürfte allerdings nur vorläufiger Natur sein. Da es sich um einen EU-Standard handelt, soll die E-Rechnungspflicht mittelfristig in der gesamten Europäischen Union gelten. „Nicht betroffen sind dagegen Privatpersonen“, sagt Griepenburg. „Die E-Rechnungspflicht gilt also nicht bei Rechnungen von Unternehmen an Verbraucher.“
Die Industrie- und Handelskammern (IHK) im Oldenburger Land und Ostfriesland bieten in den kommenden Monaten mehrere Informationsveranstaltungen für Unternehmen zum Thema E-Rechnung an. Dazu ist jeweils eine Anmeldung bei den Kammern erforderlich.
Oldenburgische IHK: Vier Veranstaltungen unter dem Titel „Die eRechnung kommt! Sind Sie vorbereitetet?“:- Donnerstag, 12. September, 9-16 Uhr, Sprechtag;- Freitag, 25. Oktober, 9-13 Uhr, Präsenz;- Donnerstag, 28. November, 10-11.30 Uhr, online;- Donnerstag, 5. Dezember, 9-16 Uhr, Sprechtag
IHK für Ostfriesland und Papenburg: Freitag, 30, August, 10 Uhr, Webinar „Die E-Rechnung ab 2025 – Vorgaben erfüllen und Vorteile nutzen“.Eine weitere Veranstaltung ist laut IHK für den Herbst geplant, aber bislang noch nicht fest terminiert.
Welche Fristen gelten bei der E-Rechnungspflicht ?
Was den zeitlichen Rahmen angeht, gilt es zu unterscheiden zwischen dem Empfang sowie der Erstellung von E-Rechnungen. „Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, eine elektronische Rechnung zu empfangen“, sagt Griepenburg. Diese Empfangspflicht gilt für alle Unternehmen - unabhängig von deren Größe.
Beim Erstellen und beim Versand von E-Rechnungen gibt es dagegen Übergangsregeln. Unternehmen dürfen diese ab 1. Januar 2025 erstellen (mit Zustimmung des anderen Unternehmens wäre das sogar in diesem Jahr schon möglich), sie können bis 31. Dezember 2026 aber auch noch andere Rechnungsformate, etwa Papierrechnungen, ausstellen und übermitteln. „Dafür ist aber eine Zustimmung des Empfängers erforderlich“, sagt Griepenburg. Für kleine Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 weniger als 800.000 Euro beträgt, verlängert sich diese Frist nochmals um ein Jahr bis 31. Dezember 2027. Ab 1. Januar 2028 ist dann auch das Erstellen von E-Rechnungen verpflichtend für alle Unternehmen.
Welches Rechnungsformat ist künftig erlaubt ?
In Deutschland dürften sich nach Einschätzung von Büscher wahrscheinlich zwei Formate durchsetzen, die auch heute bereits eine hohe Verbreitung haben und die notwendigen Voraussetzungen erfüllen: zum einen das „ZUGFeRD“-Format (ab Version 2.0.1) und zum anderen die „XRechnung“. Ersteres zeichnet sich dadurch aus, dass es äußerlich wie ein PDF-Dokument daherkommt und der eigentliche Datensatz als Datei mit eingebettet ist. „Da ZUGFeRD auch ein optisches Bild der Rechnung enthält, ist das perfekt für die Mitarbeiter“, sagt Büscher. Anders sieht das bei der XRechnung aus, die u.a. im Bereich der öffentlichen Verwaltung verbreitet ist. Hierbei handelt es sich um eine XML-Datei, die für Mitarbeiter ohne entsprechende Viewer kaum lesbar sein dürfte. „Da ab Anfang 2025 auch solche XRechnungen bei den Unternehmen eintreffen werden, ist es wichtig, dass sich die Unternehmen damit auseinandersetzen und insbesondere ihre Mitarbeiter auf dieses Format vorbereiten“, sagt Büscher.
Ohne entsprechende Viewer für das menschliche Auge praktisch unlesbar: eine XRechnung Bild: Amagno
Wie versendet und empfängt man E-Rechnungen ?
Wie elektronische Rechnungen technisch zu versenden und zu empfangen sind, ist bislang noch nicht festgeschrieben. Allerdings hat das Bundesfinanzministerium bereits deutlich gemacht, dass das bisher bevorzugte Mittel vieler Unternehmen, die E-Mail, weiterhin unterstützt wird. Griepenburg und Büscher empfehlen den Unternehmen, ein zentrales und sicheres E-Mail-Postfach für alle elektronischen Rechnungen einzurichten und dies ihren Lieferanten mitzuteilen. „Damit wäre der erste wichtige Schritt, der Empfang elektronischer Rechnungen, schon einmal gewährleistet“, sagt Büscher. Künftig seien verstärkt auch sogenannte Portale zu erwarten, die die verschiedenen Dateiformate der E-Rechnungen auflösen können.
„Zu beachten ist auch, dass man ab Januar 2025 diese elektronischen Rechnungen auch über zehn Jahre in der ursprünglichen Form unveränderbar aufbewahren muss“, betont Griepenburg. Unternehmen sollten sich über eine revisionssichere Ablage Gedanken machen. Außerdem muss eine maschinelle Auswertbarkeit für Betriebsprüfungen sichergestellt sein, sagt sie.
Ist die E-Rechnung eher Pflicht oder auch Chance ?
„Natürlich steht da Pflicht drauf, aber für Unternehmen bietet die E-Rechnung auch viele Chancen“, sagt Büscher. So würden durch den strukturierten Datensatz unter anderem weniger Fehler entstehen und Vorgänge automatisiert werden, was zu einer großen Zeitersparnis führt. Auch IHK-Expertin Griepenburg sieht eher Vorteile für die Unternehmen: „Solch eine E-Rechnung wird schneller bezahlt. Die Kosten sind viel geringer. Die Wege sind schneller. Die Ablage und die Prüfung gesicherter. Dazu kann man elektronisch jedes Dokument in kürzester Zeit wiederfinden.“ Und dazu gebe es auch noch positive Effekte für die Umwelt, weil viel Papier gespart werde. Sie weist aber auch darauf hin, dass diese Vorteile nur erzielt würden, wenn eine frühzeitige Klärung der noch bestehenden Umsetzungsfragen gelinge, um Rechtsunsicherheiten zu vermeiden. Außerdem sei es wichtig, gerade kleinere Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung mit einem kostenlosen Angebot zum Erstellen, Übermitteln und Visualisieren von E-Rechnungen zu unterstützen.
