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Notfallkoffer Mit Firmenwissen Erste Hilfe beimAusfall des Chefs

Nina Janssen

Oldenburg - In kleinen Familienunternehmen konzentriert sich die Verantwortung für den Betrieb häufig auf wenige Personen. Viele Dinge werden vom Chef selbst erledigt. Doch was passiert, wenn dieser aufgrund unvorhergesehener Schicksalsschläge plötzlich ausfällt? Im Betrieb von Claudia Menke (Name geändert) ist ein solcher Fall eingetreten. Sie leitete ihn zusammen mit ihren Eltern, als ihr Vater im April 2017 an einem Herzinfarkt starb. Alles wieder in geordnete Bahnen zu lenken, war ein langer Prozess.

Die Familie möchte anonym bleiben. Ihr Handwerksunternehmen hat seinen Sitz in Norddeutschland und erzielt mit rund 80 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von gut vier Millionen Euro. „Mein Vater war von jetzt auf gleich weg. Das reißt eine riesige Lücke“, sagt die 34-Jährige und spricht in erster Linie von der emotionalen Ebene. Denn während die Familie den Verlust verarbeiten muss, steht sie gleichzeitig vor der Aufgabe, das Geschäft fortzuführen. Menkes Mutter konnte zu Hause bleiben, sie selbst aber war am bereits Tag nach dem Tod ihres Vaters wieder am Arbeitsplatz. Sie hatte keine andere Wahl: Der Unternehmensalltag musste schließlich weitergehen.

Als der Chef fehlt, fällt auf, wie viele Dinge er nebenbei erledigt hat

Weil Menke und ihre Mutter bereits in die Geschäftsführung involviert waren, blieb das große Chaos im operativen Geschäft in diesem Fall zwar aus. Ein Problem gab es aber dennoch: das Testament des Vaters. Es war nicht gültig, weil es am Computer statt wie vorgesehen handschriftlich geschrieben wurde. Eigentlich hätte seine Frau zu 100 Prozent Gesellschafterin des Unternehmens werden sollen. Doch nun gingen die Anteile sowohl an die Mutter als auch an die drei Kinder.

Dadurch entstand plötzlich eine Erbengemeinschaft, die so nie geplant war. „Meine beiden Geschwister wollten gar nicht Gesellschafter werden. Die sind in völlig anderen Berufen tätig“, erzählt Menke. Mehr als ein Jahr habe es gedauert, die nötigen Erbverträge zu schließen: Das Unternehmen musste bewertet werden, die beiden Geschwister mussten ausgezahlt und über den privaten Besitz musste verhandelt werden.

Die Lücke, die der Vater hinterlassen hat, zeigte sich allerdings auch auf der betrieblichen Ebene. Er hatte sich hauptsächlich um die Produktion gekümmert, um die Maschinen und die Auslieferung der Waren, berichtet Menke. „Er hat viele Dinge erledigt, die nebenherlaufen, Selbstverständlichkeiten, mit denen man sich plötzlich auseinandersetzen musste, beispielsweise, wenn eine Maschine kaputt geht. Es braucht lange, bis man das aufgefangen hat.“ Das sei noch heute so, zwei Jahre nach dem tragischen Unglück. „Es sind einfach Erfahrungswerte, die fehlen. Manchmal würde ich ihn gern anrufen, um etwas nachzufragen“, erklärt Menke.


Bewusst hat das Kleinunternehmen damals eine Phase der Trauer zugelassen. Einige Mitarbeiter seien von Anfang an – seit mehr als 30 Jahren – im Unternehmen, erklärt Menke. „Diese Betroffenheit darf man nicht unterschätzen.“ In einer Betriebsversammlung wurde offen über den Tod des Geschäftsführers gesprochen. Auch ein Coachingteam kam, an das sich alle Mitarbeiter wenden konnten. Den Betrieb ununterbrochen fortzuführen war Menke auch deshalb wichtig, „um den Mitarbeitern zu signalisieren, dass es hier weitergeht.“

Ungewissheit in der Führungsebene kann schnell zu Unsicherheit und Zukunftsängsten unter den Mitarbeitern führen. Doch im Unternehmen von Menke und ihrer Mutter war das Gegenteil der Fall. Der Moment habe ihr gezeigt, wie groß die Identifikation der Angestellten mit ihrem Arbeitgeber ist: „Die Mitarbeiter sind auf einmal zusammengerückt, und jeder hat sein Bestes getan.“

Durch dieses Erlebnis hat Menke einen anderen Blick auf das Thema Sterben bekommen. Für die Zukunft soll alles abgesichert sein, „damit es nicht wieder vorkommt, dass das Unternehmen in Schwierigkeiten kommt“, so die 34-Jährige, die sich der Verantwortung für die 80 Mitarbeiter und ihre Familien bewusst ist. „Es muss alles geklärt sein und mit fachlicher Beratung abgesichert werden“, ist sie der Überzeugung. Dafür stellen sie zurzeit eine Notfallmappe zusammen, in der die wichtigsten Unternehmensinformationen gesammelt werden.

Vor allem inhabergeführte Betriebe sind betroffen – oft aus dem Handwerk

Was genau in so einen Notfallordner reingehört, weiß der Steuerberater Ludger Hermes aus Oldenburg. Die Kanzlei Hermes und Partner versucht, ihre Klienten für dieses Thema zu sensibilisieren. Denn: „Wenn etwas Unvorhergesehenes wie der Tod oder ein Unfall passiert, kann das ein Unternehmen daran hindern, den Betrieb in geordneten Bahnen weiterzuführen“, sagt Hermes. Besonders betreffe das Problem kleine, inhabergeführte Unternehmen vom Handwerk über Dienstleister bis hin zum Architekten oder Arzt. Im schlimmsten Fall könne sogar die Insolvenz drohen. Umso wichtiger sei es vorzusorgen – gerade wenn nur einer oder wenige Einblick ins Geschäftliche haben.

Wenn Banküberweisungen getätigt, Aufträge abgearbeitet und Lieferanten bedient werden müssen, sei es notwendig, für den Notfall die wichtigsten Daten zu bündeln, erklärt der 59-Jährige. Dazu gehören unter anderem Passwörter, Geschäftspartnerlisten und Kontoübersichten. Um weiter handlungsfähig zu sein, müssten diese Unterlagen einer weiteren Führungsperson, einer Vertrauensperson, im Notfall zur Verfügung stehen. „Man muss sich die Frage stellen: Was passiert, wenn ich ausfalle?“, so der Steuerberater, der selbst auch eine solche Notfallmappe angelegt hat.

Es geht los mit einer Liste von Personen, die über den Tod oder den langfristigen Ausfall des Geschäftsführers informiert werden sollten. Außerdem muss festgelegt werden, wer in der Phase unmittelbar nach dem Ausfall des Chefs die wesentlichen Aufgaben übernimmt. Unter Umständen kann es nötig sein, im Vorfeld eine Vollmacht für diese Aufgaben auszufüllen.

Die Informationen müssen aktuell sein. Sonst helfen sie nicht

Ein weiteres großes Thema ist der Zugang zu kritischen Bereichen des Unternehmens, also etwa Benutzernamen und Passwörter für Softwareprogramme. Teil der Notfallmappe sollten zudem Unternehmens- und Finanzdokumente sein wie Gesellschaftsverträge, Unterlagen zu Vollmachten und Geschäftsführerverträge wie auch Kontenübersichten und Jahresabschlüsse.

Um Aufträge ungehindert fortführen zu können und Ansprechpartner zu haben, gehört zudem eine Übersicht der wichtigsten Geschäftspartner in die Sammlung. Auch Informationen über die Versicherungen der Firma sollten bedacht werden. Hilfreich sind daneben Informationen zur Unternehmensstruktur. Hinzu kommen persönliche Unterlagen, etwa eine Patienten- oder Betreuungsverfügung.

Schließlich stellt sich die Frage nach dem Ort der Aufbewahrung. Sinnvoll ist es nach den Worten von Ludger Hermes, die Akte in einem Safe im Unternehmen oder bei einem Steuerberater zu hinterlegen. Dabei muss es nicht einmal der Ordner zum Anfassen sein, erklärt der Oldenburger: „Es ist auch möglich, die Unterlagen in einer digitalen Datenbank, verschlüsselt auf dem Laptop zu sichern.“ Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, die Daten regelmäßig zu aktualisieren. Er schlägt vor: „Man könnte sich zum Ziel setzen, die Akte einmal im Jahr durchzublättern, um zu überprüfen, ob sich etwas verändert hat.“ Denn veraltete Daten sind im Zweifel wertlos.

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