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NWZonline.de Nachrichten Wirtschaft

Archivierung: Sie wachen über Millionen Akten

02.10.2014

Wiefelstede Wohin mit angesammelten Akten und wie lassen sie sich am sichersten aufbewahren? Mit diesem Problem setzt sich das Wiefelsteder Unternehmen Lager 3000 auseinander und bietet eine besondere Form der Archivierung an.

„Die kostbaren Akten werden in modernen, videoüberwachten und beheizten Containerlagern aufbewahrt. Die Unterlagen sind gegen Einbruch, Feuer und Wasser geschützt“, erklärt Thomas Cybulski (37), Prokurist bei Lager 3000. Die Überseecontainer seien aufgrund ihrer Beschaffenheit nahezu wasserdicht. Durch den Einsatz von Luftschlitzen im oberen Bereich sind sie außerdem atmungsaktiv. Ein weiterer Vorteil: Die Akten werden weder UV-Licht, noch Staub oder anderen Umwelteinflüssen ausgesetzt, sagt Cybulski.

Zweites Standbein

1999 wurde das Unternehmen von Inge und Heinz Riemer (66) gegründet, inzwischen hat ihr Sohn Oliver Riemer (34) die Geschäftsführung übernommen. 120 Mitarbeiter sind am Standort in Wiefelstede beschäftigt, darunter Logistiker, Sachbearbeiter und Lageristen. Heinz Riemer erinnert sich an die Anfänge: „Wir hatten damals die Umzugsspedition Walter-Bötticher Euromovers und wollten ein zweites Standbein schaffen. Auf Nachfrage eines Kunden kam uns die Idee eines externen Dokumentenlagers mit speziellem Regalsystem. Unsere Erfahrung im Logistikbereich kam uns natürlich zugute, also haben wir Überseecontainer genommen und diese so modifiziert, dass sie unseren Ansprüchen für eine sichere Aufbewahrung entsprechen.“

Deutschlandweit hat Lager 3000 über 200 Kunden, circa acht Millionen Akten sind am Standort in Wiefelstede untergebracht. Das Firmenareal an der Wiesenstraße misst rund 46 000 Quadratmeter. Im Januar dieses Jahres ist eine 3000 Quadratmeter große Halle hinzugekommen. Rund 1000 Container haben in ihr Platz. Seit 2008 hat das Unternehmen außerdem eine Zweigstelle in Berlin.

Um erfolgreich zu sein, müsse die Anonymität des Kunden gewährleistet sein. „Jede Akte bekommt eine Nummer, wir geben keine Firmennamen an. Außerdem hat jeder Kunde seinen eigenen Aufbewahrungsraum, wir mischen keine Akten verschiedener Kunden innerhalb eines Containers“, sagt Oliver Riemer. Auch bei den Sicherheitsstandards gehe man keine Kompromisse ein: „Das gesamte Lager ist digital videoüberwacht und jeder Container sowie alle Hallen sind mehrfach elektronisch gesichert“, sagt Cybulski. Je nach Kundenwunsch können die Container mit weiteren Sicherheitsmerkmalen wie Kontaktschaltern, Bewegungsmeldern oder Klimasensorik ausgestattet werden.

Um Akten schnell wiederzufinden, habe man zehn Jahre lang ein eigenes Archivmanagementsystem entwickelt, das stetig verbessert werde. „Damit können wir exakt sagen, wo welche Akte aufbewahrt wird. Das hat auch den Vorteil, dass alle Abläufe direkt von uns gesteuert werden, und wir nichts nach außen verlagern müssen“, erklärt Cybulski.

Neben der Aktenaufbewahrung kümmert sich das Unternehmen auch um die Digitalisierung der Unterlagen. Knapp 30 Mitarbeiter und vier Produktionsscanner verarbeiten in Projekten und täglichen Posteingängen etwa eine halbe Million Blatt pro Werktag.

Wenn ein Unternehmen nach einer Akte verlangt, wird diese schnellstmöglich bereitgestellt.

„Bei der Beleganforderung stellen Sachbearbeiter gezielt Dokumente zur Verfügung, ohne komplette Akten zum Kunden digital oder physisch bewegen zu müssen. ,Scan-on-Demand‘ ermöglicht die Einlagerung größerer Bestände und das gezielte „on demand“ (auf Abruf) Scannen der benötigten Akten, ohne komplette Bestände scannen zu müssen“, erklärt Cybulski. „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eigentlich nur auf knapp fünf Prozent der ausgelagerten Akten noch einmal zugegriffen wird. Daher empfiehlt sich dieses Verfahren“, sagt Cybulski.

Digitalisiert und recycelt

Die restlichen Akten würden so lange ausgelagert, bis sie gesetzmäßig vernichtet werden dürfen. Auch dieser Prozess erfolgt bei Lager 3000. „Wir zerstören die Unterlagen nicht nur, sondern dokumentieren auch das Recycling lückenlos. So hat der Kunde jederzeit die Kontrolle und die Übersicht darüber, was mit seinen Akten passiert“, sagt Cybulski.

Dass es irgendwann nur noch digitale Akten geben könnte, hält Oliver Riemer für unwahrscheinlich. „Allein der Rechtsrahmen gestaltet sich schwierig, nehmen wir mal die digitale Unterschrift. In welchem Bereich wir weiter wachsen, gibt der Markt vor. Wir sind aber auf alles vorbereitet.“

Sabrina Wendt Redakteurin / Wirtschaftsredaktion
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